A contabilização do software e o moderno conceito de ativo das normas IFRS

O Moderno Conceito de Ativo

Com o processo de convergência da Contabilidade do nosso país às Normas Internacionais da Contabilidade ou Normas IFRS – International Financial Reporting Standards, alguns novos princípios foram incorporados. O foco do presente trabalho, dentre aqueles princípios conhecidos é o Moderno Conceito de Ativo e a relação que pode ocorrer com o princípio da Segregação Entre a Contabilidade e o Fisco.

Os Ativos de uma entidade que antes eram definidos apenas por “Bens e direitos” passam a ter uma sigfinicação mais abrangente, a saber: “Bens e direitos, que estejam sob o controle da entidade, que possam ter seu valor expresso em moeda e que tragam benefício econômico futuro”.

Com o moderno conceito de Ativo constante das Normas IFRS é preciso atenção na contabilização dos vários tipos diferentes de software, visto que em nosso país ainda é grande a influência do Fisco.

Conceito e Escopo Ampliados

Com a ampliação do conceito e escopo, além do advento da figura importante da questão do controle na nova definição, algumas mudanças sensíveis ocorreram, como a necessidade de registrar no grupo dos Ativos alguns bens corpóreos ou incorpóreos que não sejam de posse da entidade mas que tenham sido por ela alugados e sejam de benefício direto e principalmente de controle desta.

Assim se a sede da entidade é alugada, o imóvel deve estar registrado no Ativo no grupo dos imóveis, como se de posse da entidade fosse. Claro que as despesas de aluguel continuam sendo contabilizadas, pois continuam existindo e uma contrapartida no Passivo também deve ser lançada para equilíbrio do Balanço Patrimonial.

Com relação a possuir seu valor expresso em moeda, surge a possibilidade de antigos Ativos deixarem de estar registrados ali nesse grupo de contas, por terem se tornado obsoletos. Se uma entidade fabrica algum item e tem máquinas enormes e antigas para tal tarefa, e, se a tecnologia avança e cria máquinas muito menores, mais ágeis e de menor custo de produção para a fabricação desse mesmo item, torna as primeiras invendáveis no mercado ou sem valor de revenda.

Dessa forma, mesmo que a máquina antiga ainda funcione, gere receitas, seja de posse da entidade e esteja sob o controle desta, deixará de ser classificada como Ativo por não mais poder ter expresso um valor em moeda no mercado. Poderá ter apenas seu valor residual lançado no grupo de contas do Ativo (com base na avaliação do que geraria como sucata) e deve ser confeccionada uma Nota Explicativa para informação aos usuários da Contabilidade. Não deve ir para as operações descontinuadas na DRE, entretanto, porque ainda não foi sucateada.

Finalizando o conceito, relativamente ao benefício econômico futuro, este normalmente só poderia ser satisfeito caso o anterior também tenha sido. Seria difícil uma máquina obsoleta produzir benefício caso não mais fabricasse mercadorias, por exemplo. Note-se que o contrário é possível, ela pode ser obsoleta, não ter mais valor de mercado mas ainda fabricar bens. No momento em que uma máquina então não mais sirva para fabricar bens, certamente ela também não conseguirá ter seu valor expresso em moeda. Pode até ser preservada como algo decorativo, para demonstrar a história da entidade, ou alguma outra nostalgia que valha, mas certamente teria que ser retirada dos registros dos Ativos.

Os Softwares

Existem softwares de diversos tipos que são utilizados em uma entidade. Existem os gratuitos, como por exemplo os fornecidos pela Receita Federal para declarações, que podem ser baixados livremente na internet e instalados a qualquer tempo em qualquer computador.

Alguns sistemas operacionais também podem ser gratuitos e outros podem ser comprados, vendidos em CD – Compact Disk de instalação que podem ser reinstalados também a qualquer tempo. Podem até ser revendidos. Nessa mesma categoria estão softwares de apoio às atividades diárias em um escritório qualquer, como por exemplo editores de textos, de planilhas eletrônicas e de composição de apresentações.

Um terceiro tipo de software, presente em praticamente todas as entidades são os sistemas informatizados em ERP – Enterprise Resource Planning. Esses normalmente são os mais caros de toda a organização. Por vezes chegam a custar um bom percentual do patrimônio da entidade a depender do seu porte e atividade, principalmente se for uma atividade verdadeiramente dependente desse tipo de sistema.

Contabilização

Logicamente o primeiro tipo, dentre os aqui citados, não tem necessidade de ser contabilizado, porque se não há valor a pagar pelo produto, não há como exprimir seu valor em moeda, o que o descaracteriza como Ativo, além do que nenhum fornecedor dos mesmos estaria disposto a fiscalizar quantas vezes o usuário baixou ou reinstalou, uma vez que é disponibilizado de forma gratuita.

Já no segundo tipo, há a caracterização total para que seja registrado no grupo dos Ativos, pois além de ser um bem, foi comprado pela entidade e o CD de instalação está disponível, podendo ser reinstalado quantas vezes for necessário, o que confere controle para a entidade. Possui seu valor expresso em moeda (o que foi pago e posteriores apurações da sua depreciação) e traz benefício econômico futuro, dado o fato de que os softwares são normalmente ferramentas de trabalho.

O terceiro e último tipo aqui elencado requer muito investimento de uma entidade. Às vezes o processo de desenho do produto é complexo e são necessárias muitas horas de entrevistas, visitas de técnicos para parametrização, treinamentos de colaboradores da organização cliente e às vezes até envolve mudanças de modus operandi em algum setor ou na comunicação entre setores. Os investimentos são vultosos em dinheiro e em energia da entidade.

A contabilização deste tipo de software, com tanto investimento e valores altos sempre foi registrada no grupo de contas do Ativo, entretanto, depois das Normas IFRS, algumas questões podem não estar plenamente resolvidas, bastando para tanto invocarmos o moderno conceito de Ativo: É um bem, tem seu valor expresso em moeda (valores altos, muitas vezes), traz benefício econômico futuro, pois melhora o fluxo de atividades e comunicação da entidade, entretanto não há controle sobre este tipo de software, e sabemos que a questão do controle é crucial na caracterização de um Ativo, modernamente falando.

Dentre os investimentos financeiros necessários por parte da organização cliente, normalmente é prevista uma mensalidade que, se seu pagamento for suspenso, impossibilita o acesso a alguns dados ou impossibilita alterações nos dados existentes, além de não repassar atualizações em relação à legislação que ocorra depois da data de não pagamento, dentre outros bloqueios normalmente colocados pelos fornecedores e impossibilidades previstas.

CONCLUSÕES

Diante do exposto nas linhas precedentes, fica claro que a forma correta de contabilização do tipo de software em ERP, seria a realização do registro como despesa, entretanto, como sabemos, se fossem lançadas nas despesas esses gastos tão vultosos, o resultado seria menor e diminuiria os tributos sobre o lucro. Talvez até muitas entidades migrassem para o Lucro Real somente por causa do seu software.

É preciso lembrar que também é pilar das Normas Internacionais IFRS o princípio da Segregação Entre a Contabilidade e o Fisco. Será que o Fisco Brasileiro aceitará que empresas tributadas pelo Lucro Real obedeçam ao princípio do moderno conceito do Ativo e reconheçam todo o investimento em software contratado como despesa? Com a palavra o Fisco Nacional.

REFERÊNCIAS

ATHAYDE JUNIOR, Luiz Sampaio. As entidades sem fins lucrativos e as normas internacionais da contabilidade – breve ensaio parte 01. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/entidades-sem-fins-lucrativos-e-as-normas-internacionais-de-contabilidade-introducao.htm> Portal Tributário. Acesso em: 04 fev. 2015.

ATHAYDE JUNIOR, Luiz Sampaio. As entidades sem fins lucrativos e as normas internacionais da contabilidade – breve ensaio parte 02. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/entidades-sem-fins-lucrativos-e-as-normas-internacionais-de-contabilidade.htm> Portal Tributário. Acesso em: 04 fev. 2015.