Documentos Abandonados no Escritório – O que fazer?

Cliente não retirou seus documentos. O que faço agora?

Essa é uma questão bastante comum entre nós contabilistas, pois frequentemente nos deparamos com o desaparecimento repentino de clientes e por consequência o abandono de seus documentos.

Os documentos abandonados, possivelmente são de clientes considerados ruins, geralmente àqueles inadimplentes que acabam nos deixando em maus lençóis. Se não bastasse a dor de cabeça em trabalhar e não receber, os documentos em nosso poder deixados por eles nos trazem sérios problemas dentre outros prejuízos financeiros.

Cabe a nós decidirmos se continuamos a fazer a guarda destes nos responsabilizando em sua totalidade ou despachá-los de forma legal.

É viável em meio à confecção do contrato de prestação de serviços contábeis, acrescentar uma cláusula comunicando o cliente que a guarda dos documentos ficará sob sua inteira responsabilidade. Dessa forma, além de ganharmos certo espaço físico, nos resguardamos de eventuais problemas dentre outras questões judiciais.

A notificação

Na ocorrência dos documentos abandonados, caberá ao profissional contábil notificar o empresário, primeiramente por e-mail fazendo a necessidade também do envio de correspondência com AR (aviso de recebimento) ou via cartório específico (títulos e documentos) solicitando breve retorno “quanto à retirada de tais documentos”, geralmente no prazo máximo de 30 dias corridos contados a partir da data de confirmação do recebimento.

Caso o cliente ainda assim não o retorne no prazo ora notificado, o profissional contábil deverá, mais uma vez, notifica-lo, dessa vez publicando o referido aviso em um jornal considerado de grande circulação.

Na persistência do não retorno, mesmo depois de tamanhas buscas ao cliente, “por fim”, o profissional contábil deverá “depositá-los em juízo”, cumprindo sua responsabilidade para com as formas da lei.

Dos prejuízos ao profissional contábil

Além de não receber os honorários contábeis fixados contratualmente bem como perder muito tempo em torno de todos esses procedimentos legais, o coitado do contabilista, o qual trabalhou de graça, ainda desembolsará recursos financeiros próprios, pois para veicular tal notificação prevista em lei, implicará em relevantes gastos sem contar a enorme dor de cabeça!

Entretanto, percebemos que, em casos assim, pagamos para trabalhar, o que de certa forma nos desmotiva muito.

Das sugestões

Além da cláusula mencionada logo no começo deste, sugere-se ao contabilista cobrar, antecipadamente da execução dos serviços propostos, um montante tão conhecido por caução, na parcela de seu honorário para se assegurar de possíveis eventualidades como esta.

Antes de fechar o contrato junto a um cliente, qualquer que seja, procure saber seu histórico passado. Faça vista aos documentos e contabilidade retroativa. Caso perceba algo suspeito, não entre em roubada, pois, invente uma desculpa qualquer e aborte a ideia de parceria o quanto antes.