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contabilidade

Documentos Abandonados no Escritório – O que fazer?

Publicado em 21/10/2016

Cliente não retirou seus documentos. O que faço agora?

 

Essa é uma questão bastante comum entre nós contabilistas, pois frequentemente nos deparamos com o desaparecimento repentino de clientes e por consequência o abandono de seus documentos.

Os documentos abandonados, possivelmente são de clientes considerados ruins, geralmente àqueles inadimplentes que acabam nos deixando em maus lençóis. Se não bastasse a dor de cabeça em trabalhar e não receber, os documentos em nosso poder deixados por eles nos trazem sérios problemas dentre outros prejuízos financeiros.

Cabe a nós decidirmos se continuamos a fazer a guarda destes nos responsabilizando em sua totalidade ou despachá-los de forma legal.

É viável em meio à confecção do contrato de prestação de serviços contábeis, acrescentar uma cláusula comunicando o cliente que a guarda dos documentos ficará sob sua inteira responsabilidade. Dessa forma, além de ganharmos certo espaço físico, nos resguardamos de eventuais problemas dentre outras questões judiciais.

 

A notificação

 

Na ocorrência dos documentos abandonados, caberá ao profissional contábil notificar o empresário, primeiramente por e-mail fazendo a necessidade também do envio de correspondência com AR (aviso de recebimento) ou via cartório específico (títulos e documentos) solicitando breve retorno “quanto à retirada de tais documentos”, geralmente no prazo máximo de 30 dias corridos contados a partir da data de confirmação do recebimento.

Caso o cliente ainda assim não o retorne no prazo ora notificado, o profissional contábil deverá, mais uma vez, notifica-lo, dessa vez publicando o referido aviso em um jornal considerado de grande circulação.

Na persistência do não retorno, mesmo depois de tamanhas buscas ao cliente, “por fim”, o profissional contábil deverá depositá-los em juízo”, cumprindo sua responsabilidade para com as formas da lei.

 

 

imagem artigo - documentos abandonados

 

Dos prejuízos ao profissional contábil

 

Além de não receber os honorários contábeis fixados contratualmente bem como perder muito tempo em torno de todos esses procedimentos legais, o coitado do contabilista, o qual trabalhou de graça, ainda desembolsará recursos financeiros próprios, pois para veicular tal notificação prevista em lei, implicará em relevantes gastos sem contar a enorme dor de cabeça!

Entretanto, percebemos que, em casos assim, pagamos para trabalhar, o que de certa forma nos desmotiva muito.

 

Das sugestões

 

Além da cláusula mencionada logo no começo deste, sugere-se ao contabilista cobrar, antecipadamente da execução dos serviços propostos, um montante tão conhecido por caução, na parcela de seu honorário para se assegurar de possíveis eventualidades como esta.

Antes de fechar o contrato junto a um cliente, qualquer que seja, procure saber seu histórico passado. Faça vista aos documentos e contabilidade retroativa. Caso perceba algo suspeito, não entre em roubada, pois, invente uma desculpa qualquer e aborte a ideia de parceria o quanto antes.

 

 

 

 

 

É... foi um bom artigo, não? ;)
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Sobre o Autor
• Juliano Lucio Santos da Silva • Contador • CRC n° SP-295043/O-2