Está mais do que claro que as tecnologias da informação e comunicação – especialmente a internet, vieram para agregar. Agregar nas atividades domésticas, comerciais, industriais, econômicas, sociais e notadamente nas atividades profissionais. Prova disso é a quantidade de profissões que surgiram ou avançaram com a criação e evolução de tais tecnologias. Uma dessas profissões é a Contabilidade, que ao longo do tempo, principalmente com o surgimento do computador e internet, mudou notadamente a forma de ser operacionalizada e a maneira como é vista pela sociedade. Hoje em dia, praticamente todos os serviços contábeis são feitos de forma informatizada e a maioria das informações que devem ser prestadas ao governo só podem ser feitas de forma online.

Nesse sentido, surgiu o cenário do Escritório de Contabilidade Online, que é uma opção para você, profissional da Contabilidade, criar ou expandir o seu negócio, atraindo, interagindo e atendendo clientes de qualquer segmento de qualquer lugar, pela internet. Isso mesmo! Isso já é uma realidade de vários profissionais e empresas, que já são inclusive, especialistas no ramo.

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• As principais características do Escritório de Contabilidade Online
• As principais ferramentas para a Contabilidade Online
• Benefícios da Contabilidade Online
• Cuidados a serem observados na Contabilidade Online

As principais características do Escritório de Contabilidade Digital (ou Escritório de Contabilidade Online)

Atrair clientes, estabelecer contratos e parcerias, receber e enviar informações, solicitações e documentos, assistir e orientar os clientes, tudo pela internet são as características básicas de um escritório de Contabilidade Online. O fato é que tudo é feito digitalmente, sem a necessidade, portanto, de um encontro presencial com o cliente. Desta forma, um profissional com um escritório nesse cenário dependendo do tamanho de sua estrutura (número de clientes, quantidade e tipos de serviços etc.) não precisa ter um escritório tradicional, podendo prestar seu serviço de casa, por exemplo. E o melhor: ter clientes de todos os lugares, independente de onde esteja.

Principais ferramentas para a Contabilidade Digital

Para ser possível o funcionamento de um escritório online certamente as principais ferramentas são recursos tecnológicos, que permitirão o profissional realizar seus serviços e interagir com os clientes potenciais ou efetivos. Para tanto, as principais ferramentas são:

1) O Computador conectado a internet (para o profissional e o cliente).

Fato interessante é que praticamente todas as atividades do Contador só são possíveis serem realizadas com o uso da internet, inclusive e especialmente as relacionadas ao envio de informações ao fisco e autoridades trabalhistas, independente de o serviço Contábil ser tradicional ou digital. Assim, a única diferença do uso do Computador e da internet nos serviços contábeis na Contabilidade Tradicional para a Contabilidade Online é a necessidade de o cliente utilizá- las para solicitar, acompanhar e receber os serviços solicitados ao Contador. Enquanto na Contabilidade Tradicional o cliente e o Contador ainda enviam e recebem dezenas de papéis, notas fiscais, comprovantes, relatórios, folhas de pagamento e inúmeros outros documentos, na Contabilidade Digital, tudo é enviado e recebido digitalmente.

Ainda que se necessite de documentos físicos em algumas situações, isso não impede que o envio e recebimento entre cliente-contador seja feito pelos meios digitais.

2) Website

A criação de um Website na Contabilidade online é extremamente essencial. É praticamente impossível, ou melhor, é inviável ter um negócio online sem uma “porta de entrada” para o cliente entrar. O site é o principal meio de comunicação entre o cliente e o profissional contábil. É pelo site que o cliente:

• Encontra e conhece os serviços e preços disponíveis  que a empresa/ profissional oferece;
• Contrata e solicita os serviços;
• Interage com o Contador trocando informações e documentos necessários à execução dos serviços;
• Tira dúvidas e recebe o suporte relacionados a sua atividade.

Enfim, o website é a plataforma que permite que o escritório de contabilidade seja puramente online. É claro que o profissional pode (e deve) usar outros recursos digitais (redes sociais, telefone, email), mas o site deve ser o “local”,  a “instituição” onde o cliente passa na frente, se interessa, entra, pede informações, conhece os serviços,  negocia e retorne lá sempre que precisar falar com o seu contador, tirar uma dúvida, solicitar ou enviar alguma informação, enfim o site é o canal principal de interação.

Por ser o principal canal de interação, o site precisa ter um domínio (nome) atrativo. Imagina um site de contabilidade online com o nome www.roupasintimas123.com? Nunca, mas nunca mesmo, um indivíduo que esteja pesquisando um serviço de contabilidade online nos mecanismos de busca vai encontrar a sua página desta maneira. E, mesmo que isto ocorra, com certeza não irá confiar em solicitar qualquer serviço relacionado a este endereço.

Além de um domínio atrativo, o design deve ser perfeito. Investir em um design bonito, organizado e intuitivo pode ser fator de decisão para o cliente escolher, ou não, contratar seus serviços. As informações constantes no site também precisam ser simples e fáceis de entender. Divulgar como funcionam os serviços, os planos e formas de pagamento, “tira dúvidas” e um suporte disponível aos (futuros) clientes também podem fazer a diferença.

Otimizar o site para os mecanismos de busca da internet também deve ser uma estratégia para atrair clientes. Imagine uma pessoa digitar no google: ”Escritório de Contabilidade Online”, “Contabilidade online” ou “Contador Online” e aparecer o link da sua página em primeiro lugar da lista de sites? Com certeza a probabilidade de o possível cliente clicar em seu site e contratar um serviço é bem maior do que em outro site que esteja rankeado mais abaixo. Interessante é que existem técnicas para isso, ou melhor: existe um profissional que faz isso, chamado “analista de seo”. Investir nessas técnicas, sem dúvidas é um diferencial para este tipo de negócio.

3) Sistema(s) de Integração e Comunicação com o cliente

As ferramentas de integração e comunicação do profissional com o Cliente podem permitir a organização e agilidade na troca de informações, solicitações e documentos necessários à prestação dos serviços.

Essa ferramenta pode ser obtida por um ou vários sistemas informatizados, que podem ser integrados ou não no site ou no sistema de contabilidade . Basicamente o que esse(s) sistema(s) fazem é permitir a solicitação de informações e serviços (atendimento ao cliente), o recebimento de notas fiscais do cliente, a integração contábil – financeira- fiscal, entre outros.

O fato é que existem vários desses sistemas no mercado, com estilos, forma de apresentação, funções e características semelhantes e diferentes. Assim, listamos algumas empresas que trabalham com tais sistemas. Algun tratam-se de sistemas completos, divididos em módulos, outros são individuais e, também, há aqueles integrados aos sistemas de contabilidade.

Alterdata

(alterdata.com.br/Pack/PackCRM) – A Solução Packup é uma plataforma na nuvem vinculada a um site que a própria solução cria para agilizar a comunicação da empresa contábil com o cliente, enviando e recebendo dados com segurança. Essa comunicação online pode agilizar o cadastro de funcionários e emissão de folha de pagamento, pois o próprio cliente tem a opção de cadastrar os dados dos funcionários, inserir comissões, faltas, descontos devendo o contador somente verificar e validar as informações. Com o pack up também é possível enviar e receber documentos pela plataforma e ainda acompanhar os downloads feitos pelos clientes.

Arquivei

(arquivei.com.br)- Arquivei é uma plataforma que faz o download e arquivamento de notas fiscais diretamente da Sefaz automaticamente. Assim, o contador pode ter acesso às notas fiscais do cliente com muito mais agilidade. O sistema permite acessar, fazer download, imprimir, importar e ainda fazer o fechamento mes a mes com facilidade.

Conta Azul

(contaazul.com/contabilidade)- ContaAzul para contadores é  um sistema criado para  para facilitar a rotina e otimizar o tempo tanto do cliente quanto do profissional da Contabilidade. É um programa de gerenciamento financeiro integrado a qualquer sistema contábil, onde todas as informações tributárias, de receitas, despesas da empresa são importadas e processadas ao Sistema de Contabilidade. Além de diminuir o trabalho burocrático, favorece a rapidez na troca de informações, agiliza o fechamento contábil mensal, permite o envio de documentos automaticamente, exporta notas fiscais com transparência entre cliente e contador, o que significa diminuir riscos e multas por erros ao recolher tributos entre outros.

Domínio Sistemas

(dominiosistemas.com.br) – Os sistemas são completos e divididos em módulos. O módulo ATENDIMENTO, por exemplo, presente nos sistemas “Contábil Plus 10” e “Domínio Empresarial” possibilita a publicação na web de guias e documentos, permite que os clientes solicitem serviços via web e efetuem lançamentos, armazena, consulta e manifesta notas fiscais, agiliza o envio de dados pelos clientes e outros.

Fortes Tecnologia

(fortestecnologia.com.br) – A solução Fortes Conecta é uma plataforma em nuvem que garante o envio de arquivos entre clientes e contadores com agilidade e segurança, gera protocolos de envio e acompanha a visualização dos clientes,  permite a solicitação de serviços e acompanhamento de pendências, pesquisa de satisfação, entre outros,  tudo online.

MasterMaq

(mastermaq.com.br)- A MasterMaq tem uma solução chamada MasterConect, que permite o envio e  recebimento de notas fiscais e outros documentos do e para o cliente com controle e permissões de acesso, solicitações, manifestações de notas fiscais, tudo via web. Para ter acesso a essa solução o contador já precisa ter acesso ao sistema de contabilidade MasterMaq (que são completos e dividido em módulos: Fiscal, Folha, Contábil etc.) para importar os dados do cliente e inseri-lo na plataforma de integração.

NetSpeed

(http://www.netspeed.com.br/comunicacao) – Possui um produto chamado NetCRM que pode  realizar o envio simultâneo de arquivos como Planilhas, Darfs, Extratos Bancários, Relatórios Fiscais e Contábeis. Gera automaticamente número de protocolo, encaminha e-mails informativos a clientes e colaboradores sobre situações de vencimento e leitura de documento e, ainda, possibilita consulta-los por meio de diferentes filtros de pesquisa.

Omie Experience

(omie.com.br) – É um sistema de gestão online adaptado para pequenas e médias empresas que permite a integração do cliente ao Contador, integrando  informações financeiras, de compra e venda, serviços e notas fiscais do sistema de gestão do cliente ao sistema de Contabilidade. Essa parceria cliente- contador além de possibilitar que o cliente seja auxiliado pelo contador em  sua gestão de forma virtual, permite agilidade e melhora da eficiência nos serviços de contabilidade.

Sci

(sc.inf.br) – A Sci possui um sistema totalmente Web que disponibiliza relatórios (gerados pelos sistemas de contabilidade SCI) e documentos aos clientes com facilidade rapidez, segurança, organização e baixo custo. Os serviços inclusos são: Escritório Contábil 24 horas, que permite ao cliente acessar qualquer informação de qualquer período e, qualquer dia em qualquer horário; O Motoboy digital, que entrega documentos via web com protocolo; Gestão de relacionamento com o cliente, que permite o atendimento e a troca de informações de forma simples e automatizada; O acompanhamento de erros e baixa automática de pagamento de impostos.

Benefícios da Contabilidade Digital para contadores e clientes

A Prestação dos serviços contábeis realizadas de forma digital traz benefícios tanto para a Empresa ou Profissional contábil quanto para o cliente. O fato de enviar e receber as solicitações de serviços, documentos e informações necessárias por uma plataforma online, é um indicativo de economia de tempo com cobranças e ligações (do e para o Contador e cliente), sinaliza agilidade na prestação e recebimento do serviço e aponta especialmente para uma redução de custos dos serviços e consequentemente a possível redução dos preços cobrados pelos serviços.

Cuidados a serem observados na Contabilidade Online

1) Cuidado com o “Faça Você Mesmo”:

A Contabilidade online não pode ser totalmente substituída pelo autoserviço, onde o cliente insere todas as informações, faz lançamentos e o contador só valida sem nenhuma verificação das informações ali prestadas. A plataforma online deve ser uma ferramenta para facilitar a comunicação e integração de informações entre contador e cliente e não um meio de substituir a atividade profissional, assim, todos os dados  e informações prestados  pelos clientes e aos clientes devem ser minuciosamente conferidos com os documentos comprobatórios, analisados conforme legislação, e, havendo informações incompletas ou inconsistentes, a solução deve ser encontrada conforme princípios e normas da profissão.

2) A Contabilidade Online não inabilita o Profissionalismo:

Para operar a Contabilidade Online é preciso que o profissional tenha experiência com a atividade contábil: conhecer e saber operar os serviços e rotinas contábeis e estar habilitado legalmente para a atividade. Outro ponto importante é que ainda que a atividade da Contabilidade Online esteja disponível em uma plataforma digital, a classificação desse tipo de negócio de acordo com o CNAE- Classificação Nacional de Atividades Econômicas deve ser o de Serviços de Contabilidade e não uma atividade enquadrada como uma atividade exclusivamente digital, como por exemplo, o Marketing Digital. Isso reafirma a plataforma online como uma ferramenta de otimização dos serviços contábeis e não o recurso digital, como a principal atividade do negócio.

3) A Contabilidade Online requer Segurança:

Tanto com cliente quanto o profissional precisam estar seguros de que as informações transmitidas pela plataforma online estejam disponíveis no tempo certo, sejam acessíveis apenas a pessoas autorizadas, não sejam alteradas indevidamente e ainda a identidade de quem está enviando a informação seja garantida. Assim, não basta ter profissionais qualificados e clientes integrados, mas também o investimento em protocolos de segurança e certificados digitais que garantam a segurança de tal integração.

Para saber a respeito do curso sobre a criação de escritório de contabilidade online, clique aqui.

Referências:
https://www.youtube.com/watch?v=sAZ_eW5ebIE

https://www.youtube.com/watch?v=Y77z0ubCtFA

Quer saber mais sobre como montar um escritório de contabilidade online? Acesse este outro artigo do Portal Ciências Contábeis sobre o assunto!