A Contabilidade Gerencial nas Pequenas e Médias Empresas

O PIB – Produto Interno Bruto – do Brasil, esta entre os 25 maiores do mundo. Os cálculos ainda não foram finalizados, justamente porque ainda não terminamos o ano, mas o Brasil, ao que tudo indica, ficará entre as 10 maiores riquezas do mundo (http://www.terra.com.br/economia/infograficos/pib-mundial). O PIB é a somatória de todos os bens e serviços produzidos durante um certo especo de tempo.   Os cálculos levam em consideração, desde o pãozinho do seu João, da padaria de bairro, até as operações envolvendo grandes companhias.

Contabilidade Gerencial nas Pequenas e Médias Empresas

Pequenas e médias empresas possuem participação importante e relevante na economia e na geração de empregados diretos e indiretos no Brasil, contudo, com contribuição, nem tão expressiva no PIB, gerando em torno de 20% do total. Tais números nos dizem que as pequenas e médias empresas tem capacidade para gerar empregos, mas não há produtividade em suas atividades. Logo, com esses números, pergunto: como a contabilidade e seus profissionais podem contribuir para alavancar essa classe de empresas? Haja vista que, os principais clientes de uma organização contábil são pequenas e médias empresas. A resposta é simples: através da própria contabilidade; mais especificamente, através da contabilidade gerencial e suas ramificações.

A contabilidade gerencial pode ser conceituada como o processo de mensuração, análise e divulgação de informações, relevantes, úteis e de base confiáveis afim de servir como suporte ao gestor nas tomadas de decisões e ao seu planejamento de atividades Futuras. Com este conceito, a contabilidade gerencial é um grupo de abrange em subgrupos: a contabilidade de custos, controladoria, orçamentos a análise desses relatórios. Pode-se concluir que seria a contabilidade aplicada em seu extremo, ou seja, as regras e princípios contábeis aplicados a todas às atividades da entidade. Desde o departamento de compras até a análise dos controles internos do pós-vendas.

As grandes companhias detêm programas de controles internos e, em sua grande maioria, possuem departamento contábil interno. A soma destes dois fatores resulta em relatórios contábeis e gerenciais, confiáveis, úteis e elaborados em tempo hábil tanto para gestores, auxiliando a tomada de decisão, como também para usuários externos, como: gerentes de bancos. Contudo, as pequenas e médias empresas, devido ao seu baixo poderio econômico aliado à cultura retrógada, contratam um profissional ou uma organização contábil terceirizada, quase sempre pelo fator preço, pouco importando os serviços a serem realizados e a qualidade da sua execução, ou seja, uma verdadeira procura pelo mais barato. Todos esses fatores somados resultam em relatórios intempestivos (se os profissionais contratados fizerem tais relatórios, pois, infelizmente, muitos profissionais não realizam a escrituração contábil a fim de atender o empresário, mas somente a fisco), taxa de mortalidade (da pessoa jurídica) alta e pouco crescimento do negócio.

O profissional da contabilidade deve ter por meta não somente o cumprimento das obrigações acessórias e o envio das guias de tributos, mas também o controle patrimonial, financeiro e contábil de acordo com a necessidade de seu cliente. Sei que já estamos atribulados com inúmeras e repetitivas obrigações ao fisco, todavia deve-se tentar a exaustão a implementação de contabilidade regular em nosso clientes, pois, primeiro, trata se de uma exigência legal ao administrador, via código civil brasileiro, e determinação legal, CFC – Conselho Federal de Contabilidade, ao profissional da contabilidade ou organização contábil responsável pela escrituração da entidade.

Para a que as peças contábeis possam ter aplicabilidade no processo decisório, cabe salientar, primeiro, que elas devem ser pautadas em seu processo de elaboração, nos princípios contábeis divulgados pelo CFC e, em segundo, uma total parceria entre a empresa, ora contratante, e o profissional da contabilidade, ora contratado (já abordei aqui a importância da entabulação do contrato de prestação de serviços. Link para visualização: http://www.cienciascontabeis.com.br/importancia-contrato-prestacao-servicos-contabeis/). Passado essas “fases” iniciais, passamos à fase de efetiva execução da contabilidade gerencial que será um resultado natural da escrituração contábil comercial regular. Vejamos alguns passos que reputo serem obrigatórios a todos os casos, sendo que haverá empresas que demandarão de controles e ajustes específicos em decorrência de sua atividade empresarial. 

Contabilidade Gerencial nas Pequenas e Médias Empresas. Passos a serem seguidos:

1 – controle das contas a pagar e receber. O empresário deve adotar um controle de seu fluxo financeiro e dar ciência ao seu profissional contabilista. Alguns dados são imprescindíveis para um correto e efetivo controle. A cada recebimento, deve se ter o controle da nota fiscal que foi emitida e recebida, se houver mais de uma conta bancária a identificação do banco e a conta do recebimento e a forma de pagamento que seu cliente optou.

2 – segregação total entre as receitas e despesas dos sócios e da pessoa jurídica. Nunca teremos a real situação patrimonial e financeira da entidade alvo do estudo sem essa segregação. Diariamente ouço dos empresários em geral, que sua empresa não gera lucro ou que estão trabalhando sempre no vermelho. Contudo, não se tem notícias que tomaram empréstimos ou financiamento, afinal, se a empresa trabalha no vermelho será necessária uma injeção de capital de terceiros para repor o caixa. Com mais alguns minutos de conversa, descubro que a empresa paga as mensalidades escolares de seus filhos, as viagens de final de ano, as parcelas do apartamento e etc, ou seja, despesas que nada tem haver com a atividade operacional da empresa, mas sim com a vida pessoal de seus sócios.

3 – adoção de controles internos para todas as operações da empresa. Quando digo controles internos, estou me referindo a  uma série de rotinas e procedimentos a serem adotados no departamento de compras, vendas, pos-vendas, controle de estoque, orçamentos e outros. Perceba que tais controles podem e devem ser adotadas até mesmo para uma pequena empresa que é gerida por uma única pessoa. Não obsta a sua aplicação a esse tipo de gerência de negócio.

4 – Ter um banco de dados de clientes e fornecedores, com informações atualizadas e atualizáveis, como: nome completo, telefone, informações bancárias, e-mail e histórico de operações. Esse tipo de informação ajuda tanto em uma eventual demanda judicial como também em negociação de prazos para pagamento maiores.

 5 – Ter acesso às peças contábeis dentro de um espaço de tempo, relativamente, curto, aos fatos já ocorridos. Nesse tópico o profissional da contabilidade e seu cliente PME (pequena e média empresa), deverão criar uma rotina de entrega e envio de documentação e um prazo para leitura e interpretação dos fatos. Ou seja, depois de recebida a documentação, o profissional da contabilidade e sua equipe, irão classificar as operações realizadas e efetivar a escrituração contábil. Após os lançamentos contábeis, teremos um balancete de verificação para análise dos custos, despesas e receitas. Consequentemente, poder-se-á evidenciar aonde foram as principais saídas de caixa, entrada de numerários, se houverem pagamentos em atraso e suas atualizações com multas e correções monetárias e seus impactos no resultado da empresa e etc. O campo de análise é amplo, podendo ter vários desdobramentos com inúmeras consequencias ao negócio.

6 – Estudo de caso e ações a serem tomadas. Com os fatos já levantados e escriturados, poderemos rever os controles praticados e rever, também, nosso planejamento empresarial a seguir.

7 – Revisão dos custos e despesas. Os desdobramentos nesse ponto são inúmeros, pode-se analisar os custos em si mesmos, ou seja, de um total de custo apurados qual deles é o maior; o mais relevante; o menos expressivo e etc. Pode-se analisar também os custos e despesas em relação à receita apurada e ver a possibilidade de redução para um maior lucro líquido.

8 – Relevância dos fatos não números e não possíveis de contabilização de imediato. A contabilidade gerencial deve ir além dos fatos passados, sendo que ela deve “prever” as consequências de fatos futuros. Como por exemplo: a entabulação de um contrato de aquisição de matéria prima para revenda. No dia da celebração do contrato não fora realizada nenhuma operação financeira, fiscal e/ ou contábil com base para registro de imediato nos livros comerciais, mas, a depender da magnitude do contrato (obrigações e direitos contratados) este fato deve ser analisado já e se possível medir suas consequências no caixa e nos fluxos da empresa.

Algumas empresas, como já explanado acima, poderão ter outros controles, com mais especificidade. Posso citar como exemplos: financeiras que devem medir sua taxa de inadimplência, ou empresa no segmento da beleza, poderão verificar quais meses ou dias em que a rotatividade de clientes é maior e assim verificar a possibilidade da contratação de outros profissionais para auxilio em determinadas datas.

A contabilidade gerencial não deve ficar limitada ao conteúdo que é aprendido nos banco de faculdade, pos-graduações e cursos livres. Para uma correta aplicabilidade da contabilidade gerencial, o profissional responsável deve ter conhecimento teórico do assunto, conhecer as rotinas de seus clientes e um tom de sensibilidade caso a caso. Digo isso, pois podemos ter um mesmo ramo de mercado, com situações similares de custos, despesas e resultados, mas outros fatores também influenciam nos cálculos, como tempo de mercado, localidade, tratamento ao cliente e outras particularidades que nem sempre são traduzidas em números, todavia devem ser analisadas.

Portanto, profissional da contabilidade, não menospreze seu trabalho e empenho, realize suas tarefas a luz das orientações do Conselho Federal de Contabilidade e dos Conselhos regionais de Contabilidade que com certeza nós teremos o nosso devido reconhecimento e ainda ajudaremos, ainda mais, o desenvolvimento dessa nação.