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E-social: Mais uma obrigação acessória?

Publicado em 10/01/2014

A partir de 2014 estaremos diante da implantação do maior e mais ambicioso projeto do SPED: o SPED Social ou E-Social.

O projeto − que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal − tem como premissa a consolidação das obrigações na área trabalhista em uma única entrega. O eSocial reunirá e dará quitação a diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas.

 

E-Social

E-Social

Está inclusa no projeto a entrega de todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos oriundos da relação trabalhista e previdenciária, bem como informações relevantes acerca do contrato de trabalho. A centralização trará ganhos tanto para quem envia − através da redução da burocracia envolvida − quanto para o Fisco. Para o Governo, a entrega única facilitará em muito a busca e crítica de irregularidades, tais como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

Será exercido também maior controle sobre a saúde e segurança do trabalhador, bem como os afastamentos e doenças laborais que deverão ser declarados quase de maneira instantânea quando a empresa tomar conhecimento de tal fato.

Então teremos mais uma obrigação acessória?

O eSocial é muito mais do que uma obrigação acessória. Trata-se de um sistema de controle de tributos, atividades laborais, sistema estatístico laboral e econômico. Ele é tão completo que possivelmente não há similar no mundo e conterá, entre outros:

  • Admissões
  • Demissões
  • Horas extras
  • Diferenças salariais obtidas nos dissídios coletivos
  • Acidentes de trabalho
  • Informações ligadas à saúde do trabalhador
  • Afastamentos do trabalho
  • Controle das atividades desempenhadas
  • Tributos retidos
  • Informações para recolhimento do FGTS e INSS
  • Serviços prestados por autônomos e demais prestadores de serviço (inclusive aqueles prestados por outras pessoas jurídicas, processo que se denomina terceirização).
  • Além disso, a própria folha de pagamento deverá ser entregue pelo eSocial, demonstrando os valores pagos, verba por verba, de tal maneira que haja uma conferência dos recolhimentos efetuados com base na mesma. Será obrigatório até mesmo para as empresas que gozam de alguma imunidade ou suspensão realizar a comunicação do processo judicial ou administrativo que originou este benefício.

Com o eSocial haverá a centralização na entrega das obrigações, facilitando as críticas e melhorando a qualidade das informações prestadas, evitando-se redundâncias e incorreções, dando maior segurança para quem informa e para quem recebe.

Como será feita a comunicação?

De acordo com a palestra ministrada pelo sr. Daniel Belmiro, em Petrópolis/RJ, em 18/11/2013, a comunicação se dará de duas formas. A primeira estará disponível somente para as empresas com até dez trabalhadores e poderá ser feita diretamente no Portal eSocial. Assim, será permitida a introdução de dados manualmente para envio ao fisco.

A segunda maneira consistirá no envio de arquivos no formato XML através de Webservices conectados através dos softwares, que darão carga em tais arquivos. Portanto, os softwares terão obrigatoriamente que estar adaptados a essa metodologia, semelhante à utilizada para a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.

Identificadores

Empregador – A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica, e apenas pelo CPF, se pessoa física. Para as pessoas físicas que utilizam a matrícula CEI, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número seqüencial vinculado ao CPF. A pessoa física deverá providenciar o registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio da Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Para as obras de construção civil, que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI passa a ser substituída pelo CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre vinculado a um CNPJ ou a um CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.

Trabalhador – Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS/PASEP, SUS,…). O trio de informações “CPF x NIS x Data de nascimento” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais, e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento do evento de cadastramento inicial dos vínculos, admissão ou trabalhador sem vínculo. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial. Para facilitar o trabalho de regularização cadastral, foi criada uma aplicação para verificar se o CPF e o NIS estão aptos para serem utilizados no eSocial.

Cronograma estimado

Divulgado pela Receita Federal, o calendário de implantação do eSocial nas empresas está assim estimado: 

 

Porte da empresa

Cadastro inicial

Envio da folha e apuração dos tributos mensais

Envio da GFIP

Produtor rural pessoa física e segurado especial

Até 30/04/2014*

05/2014

05/2014

Empresas tributadas pelo lucro real

Até 30/06/2014*

07/2014

11/2014

Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregador

Até 30/11/2014*

11/2014

01/2015

Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações

Até 31/01/2015*

01/2015

01/2015

*O cadastro deve ser iniciado após a liberação dos leiautes pelo governo.

É imperativo que ao assumir mais essa obrigação as empresas procurem modos inteligentes de fazê-lo, redesenhando processos, capacitando empregados e gestores, mudando políticas, procedimentos e posturas, para que o cumprimento pleno da regulamentação do trabalho esteja alinhado ao seu modelo de negócios. É fundamental que a adequação ao eSocial evite adicionar custos à cadeia de valor das empresas, especialmente daquelas que atuam em setores cuja competitividade é inferior aos padrões de desempenho internacional.

 

Fonte

E-social já é uma realidade. Disponível em: http://www.alterdata.com.br/esocial

 

 

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Sobre o Autor
Contadora formada pela UNIMONTES - Universidade Estadual de Montes Claros, Pós-Graduada em Gestão Empresarial e Gestão de Pessoas. Atualmente trabalha na Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira do IFNMG e Professora de Contabilidade, Administração e Escrita Fiscal na Microlins