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Elaboração de Relatórios Gerenciais – Informação de Qualidade para Gestores

Com a globalização, fala-se constantemente sobre informação, de como ela é importante e necessária, de maneira geral. Claro que isso também se aplica às organizações independentemente do ramo ou porte. Mas então fica a pergunta:

De que adianta ter a informação, sem saber o quê fazer com ela?

Apresentar Balanço, Balancete, Demonstração do Resultado do Exercício, Livro Diário e Livro Razão não é o suficiente. Grande parte das pessoas nem sequer sabe porque esses livros e relatórios existem, além do mais, normalmente essas informações somente são apresentadas no fim do ano.

Isso torna cada uma dessas obrigações meras formalidades para serem apresentadas ao fisco, mas de pouca relevância no dia a dia de uma empresa. Porém, isso não ocorre pela futilidade ou pouca relevância das informações ali contidas, muito pelo contrário, são informações de suma importância. Isso ocorre por falta de compreensão.

Diante desta dificuldade, temos o desafio de transformar estas informações contábeis em algo mais tangível para os usuários, algo que as pessoas entendam e consigam transformar cada dado recebido em informação útil.

Outro desafio a ser superado é que existe uma variação de dados e informações muito grandes, tanto em quantidade quanto em qualidade, e como relatórios gerenciais não possuem formatos pré-definidos, as possibilidades são enormes! Quase tudo pode virar um relatório gerencial, e isso exige uma certa base para que seja possível atingir o alvo desejado.

Este é um trabalho que deve ter um cuidado especial, principalmente no que diz respeito ao conhecimento de fato. Mas este não deve vir apenas do usuário. Ao elaborar um relatório, deve-se ter bem definido o tipo de público-alvo e a finalidade do relatório. É necessário, antes de qualquer coisa, fazer uma pesquisa apurada sobre as reais necessidades da empresa.

 

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Após definições exatas destes quesitos, o próximo passo é selecionar e simplificar as informações. Não adianta apresentar um relatório cheio de informações e com termos técnicos que o cliente não entende metade delas. Isso não terá utilidade. Seja claro e objetivo.

A apresentação e estrutura do relatório também são quesitos de grande importância. A maneira como as informações estão dispostas e utilização de recursos visuais devem ser muito bem ponderadas. Essas são ferramentas preciosas que devem ser bem avaliadas. A má organização e excesso de recurso visual pode arruinar o relatório. A utilização de índices também é uma ferramenta amplamente útil.

Por fim, e mais importante, deve-se dar treinamento e assessoria ao usuário dos relatórios. Explicar eventuais termos técnicos indispensáveis, esclarecer eventuais dúvidas, explicar cálculos, etc. Se possível, marcar uma reunião para falar sobre os dados fornecidos, ou no caso de empresas maiores, até mesmo participar das reuniões de tomada de decisão, alcançando assim, o objetivo pelo qual a contabilidade existe.

Devemos esquecer a ideia antiga de um contador distante que está no escritório apenas para cumprir a legislação. É fato que o tempo é curto e as obrigações a serem cumpridas são demasiadamente pesadas, mas o cliente precisa entender o valor da contabilidade e aprender a utilizá-la de maneira a potencializar os resultados, independentemente do porte da empresa. O crescimento é essencial para todas elas e a presença do contador poderá garantir sua durabilidade.

Abaixo, segue pequeno check-list para ajudar no direcionamento da confecção de relatórios:

 

Roteiro para realização de um relatório gerencial relevante

Destinatário (Usuário das informações): Isso determinará que tipo de informações podem ser utilizadas.
Nível de conhecimento contábil dos usuários: Determina o tipo de linguagem que poderá ser utilizada.
Porte da empresa: Quanto maior o porte da empresa, maior será o trabalho e estudo para elaboração do relatório.
Finalidade: Pode ser para planejamento, análise de um período passado, para analisar determinados centros de custos, análise de produção ou de pessoal.
Formato: Precisa conter capa, introdução, desenvolvimento e conclusão. Pode-se utilizar também formato texto ou tabela.
Recursos Visuais: Pode-se utilizar figuras, gráficos, fotos, etc.
Índices: Alguns dos índices que podem ser utilizados: Lucratividade sobre vendas; Rentabilidade; índice de Liquidez; Nível de endividamento; Margem de contribuição; Ponto de equilíbrio.
Informações: Filtrar as informações importantes e relevantes para bom entendimento do usuário.
Treinamento: Marcar um dia para explicar o relatório.

 

É... foi um bom artigo, não? ;)
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Sobre o Autor
Contadora formada pela Unopar - Universidade Norte do Paraná, pós-graduanda em Consultoria Empresarial. Nove anos de experiência, atualmente trabalha como Empresária Individual na prestação de serviços contábeis e consultoria empresarial.