Economia de papel: uma norma na profissão contábil!

Contabilista, quanto papel você utiliza?

Trabalhar sem usar papel não é, de forma alguma, um novo conceito para o mundo da contabilidade. Tem sido um assunto discutido por muitos anos, mas novas tecnologias, como os aplicativos para celulares e soluções baseadas em nuvem, que oferecem maior integração e maior funcionalidade, estão ajudando a alimentar esta mudança. E, à medida que mais empresas migram em direção ao trabalho sem papel, muitas estão descobrindo – muitas vezes da maneira mais difícil – que ter a estratégia certa é fundamental.

Tratei de buscar em sites de contabilidade de fora do Brasil, como outros contabilistas estão encarando a relação entre o papel e o meio ambiente, para que assim possamos ter uma base comparativa sobre o que estamos, ou não estamos, fazendo bem, aqui no Brasil. Então, confira o que separei para você, já começando com opiniões vindas do estrangeiro. Dica: não deixe de aproveitar para refletir sobre as suas próprias ações em tempo concomitante à leitura do texto, afinal, o motivo desta matéria é justamente este, a autocrítica, para uma posterior mudança de comportamento, caso ela se encaixe diante da maneira que você vem encarando este problema.

O quê está ocorrendo fora do Brasil no que se refere à economia de papel:

“Nós estamos claramente chegando ao ponto médio, ao ponto ‘pragmático’. Isto significa que as pessoas estão usando cada vez menos papel.” é o que diz Erik Asgeirsson, Presidente e Chefe-executivo do cpa.com, um dos maiores sites de Contabilidade dos EUA, quando ele analisa o gráfico de adoção de tecnologia criado por Geoffrey Moore, que, por sua vez, é autor do livro de marketing “Cruzando o Abismo”.

“Nós não estamos mais à frente do processo de redução do uso de papel.” é o que diz o David Cieslak, diretor e fundador da  Arxis Technology, uma consultoria em informática com escritórios no sul da Califórnia, Chicago e Phoenix.

Cathy Foley, diretora  de desenvolvimento de cliente da XCM Soluções afirma: “Nós precisamos mudar a maneira como fazemos negócios e é por isso que diminuir o uso de papel é tão importante.”. A XCM Soluções, que fornece para empresas de Contabilidade os serviços de automação de fluxo de trabalho baseado na internet, aponta que tem 25.000 clientes e a maioria deles são contadores.

“Usar menos papel está lentamente se tornando a norma na profissão contábil.”

Antoinette Alexander

A mentalidade “sem papel”

Muitos profissionais da Contabilidade concordam que a profissão está progredindo na sua migração para um menor uso de papel, na medida em que as empresas se esforçam para se manterem competitivas, melhorar a eficiência e, ainda, tentar proporcionar um maior equilíbrio trabalho/vida para seus associados e funcionários.

Na verdade, é esperado que as tecnologias emergentes, tais como smartphones, tablets, leitores de livros, computação em nuvem e big data (grande armazenamento de dados e maior velocidade) conduzam 90 por cento do crescimento do mercado de TI entre os anos 2013 e 2020, ao menos é isso que aponta uma pesquisa desenvolvida pelo instituto  North America Top Technology Initiatives Survey, dos Estados Unidos.

Mas, como a pesquisa observou, o desafio para profissionais da Contabilidade é compreender os riscos em tais tecnologias e, em seguida, desenvolver planos, políticas e sistemas de gestão desses riscos. Ao migrar para o menor uso de papel, uma das melhores maneiras de começar é ter certeza de que você tem a mentalidade certa.

“Logo no início, percebemos que muitas das empresas enxergavam a redução do uso de papel como uma tarefa difícil, porque elas pensavam que era tudo ou nada. Então nós começamos a discutir menos papel versus sem papel” afirma Jorge Olavarrieta, Gerente de Produtos da Inuit Tax Online.

Andy Smith, Gerente de Produtos de Gestão de Documentos e Soluções de Fluxo de Trabalho da Thomson Reuters, concorda: “É melhor enxergar este processo como uma estratégia de redução de papel”.

Banir a expressão “sem papel” e adotar a estratégia “menos papel” não só ajuda a aliviar um pouco a angústia, como também é uma descrição mais precisa do processo que ocorre na maioria das empresas. Para muitas companhias, o processo é gradual e isso é exatamente o que muitas fontes da indústria recomendam – dê um pequeno passo!

Dicas para iniciar a economia de papel onde você trabalha:

“Não faça o processo na correria. Você pode acabar caindo de cara no chão”, é o que diz Amy Grant, Administrador de Impostos da empresa de consultoria e contabilidade Wiss & Co, que fica em Livingston, Nova Jersey.

A empresa começou reduzir o uso de papel em 2008 e hoje o seu o setor de impostos trabalha com cerca de 80% menos papel, usando soluções, tais como as oferecidas pela XCM Soluções, fazendo uso de serviços de automação de fluxo de trabalho baseados na internet e iChannel para gestão de documentos. Mas Amy Grant reconhece que ainda há muito trabalho a ser feito em sua jornada para se eliminar o uso de papel.

Não pode haver melhor abordagem para reduzir o uso de papel do que a empresa desfrutar da compreensão de que ela não pode simplesmente digitalizar seu fluxo de trabalho. Mudanças precisam ser feitas para que se perceba a eficiência. “Olhe para o objetivo final e construa processos em torno desse objetivo final”, é dica de John Barnes, Diretor  Gerenciamento de Produto para Soluções em Fluxos de Trabalho da CCH.

Comece mapeando o fluxo típico de documentos dentro do processo de papel atual – da coleta de dados do cliente inicial até o arquivamento final – e olhe para aquelas áreas onde a eficiência pode ser adquirida. Então considere como essas mesmas tarefas podem ser realizadas eletronicamente.

“Comece com os processos e estratégias de negócios, não com o programa de computador.” é o que sugere Erik Asgeirsson.

Ecoando esse sentimento, Norman LeBlanc, sócio da empresa “Kahn, Litwin, Renza Co.”, que fica em Providence, Rhode Island, afirma: “Uma vez que alguém tenha determinado as suas necessidades e capacidades da rede, comece com um grupo de “pensadores de mente aberta” e os coloque para olhar o fluxo de trabalho e procedimentos. Estes ‘pensadores’ irão reescrever os processos de cima para baixo e fazer as coisas funcionarem do jeito que deveriam e, pequenos passos, irão manter a unidade entre os usuários.”

Trate a transição como um projeto, o que significa atribuir um “campeão” (um líder) e criar um roteiro de quando você prevê atingir determinadas metas, é o que propõe Jorge Olavarrieta. Aqueles que estão liderando a empresa na transição precisam observar e ter medidas de sucesso. Em outras palavras, eles precisam observar o processo em ação.

A atribuição de um “campeão” para conduzir o empreendimento é crucial e é fator que não deve ser esquecido. “Muitas boas ideias fracassam porque não tem ninguém no comando.”, aponta David Cieslak.

Contabilista, aprenda com quem já colocou a mão na massa:

“Campeões” e líderes de projeto podem ser diferentes dependendo da empresa, muitas vezes não são apenas uma pessoa, mas um time campeão. Ter um parceiro na equipe é importante, apoio executivo também, mas a equipe também pode ser composta por representantes de diversas unidades de negócio ou divisões dentro da empresa, incluindo alguém de TI.

“Todo mundo precisa estar a bordo, mas tem que vir de cima. Se os sócios estão a bordo, em seguida, a equipe estará a bordo “, disse Michele Cyron, proprietária da West Grove, que começou o processo de redução de papel em 2007 e usa soluções assim como a Thomson Reuters, QuickBooks e Bill.com.

Ao selecionar um líder, procure alguém que possua boas habilidades de comunicação, seja organizado, lide bem com tarefas e seja respeitado dentro da empresa. Afinal, as qualidades do “campeão” irão ajudar a determinar a velocidade e o sucesso do projeto.

Adeus a (quase) tudo

Para as empresas que continuam digitalizando documentos apenas ao fim do processo, só temos uma palavra a dizer: PAREM. Digitalizar e imediatamente passar os documentos do papel para um formulário eletrônico desbloqueia o potencial para grandes ganhos na produtividade. “Inicie a digitalização de documentos, assim que eles entrarem pela porta”, disse Smith da Thomson Reuters.

“Uma das principais estratégias que implementamos foi só aceitar documentos eletrônicos de nossos clientes” é o que afirma Joshua Lance, Diretor e Gerente,  da Joshua Lance CPA, em Westmont, Illinois. “Nós deixamos claro para os nossos clientes de que forma aceitaríamos a documentação deles. Em alguns casos,  em que os clientes não eram capazes de digitalizar os documentos, nós os pedimos para nos entregar os documentos pessoalmente, nós escaneamos os documentos para o portal do nosso cliente, e damos os documentos de volta para eles. Como parte da estratégia para minimizar os riscos, não queremos ter documentos físicos de clientes em nossa posse, e mudando para receber a documentação eletronicamente minimiza nossos riscos.”

Segundo Joshua Lance, a sua empresa oferece serviços terceirizados de contabilidade para startups de tecnologia em Chicago e atualmente atende cerca de 20 clientes. Aproveitando a nuvem, a empresa utiliza Xero e QuickBooks Online como software de contabilidade, ZenPayroll como folha de pagamento, Intuit Tax Online para preparar declarações de impostos. Eles utilizam também SmartVault para portais voltados ao cliente e o Google Apps for Business como seu software interno e para atender as necessidades de armazenamento. ReRun é o programa usado para processar o pagamento e FreshBooks para o faturamento.

Digitalizar os documentos assim que eles chegam na empresa é, claramente, uma forma comum de começar, mas, Olavarrieta da Intuit, aponta que algumas empresas podem achar que é mais fácil começar, concentrando-se na saída, ao invés de se dedicar à entrada de documentos. Isso significa que uma empresa que começa por digitalizar os documentos que produz internamente para enviar e continua o processo de digitalização daí, pode ter um processo mais fácil de gerenciar.

As regras MÁGICAS para reduzir o consumo de papel:

Como muitas empresas que reduziram papel irão lhe dizer, um dos maiores desafios para implementar este processo é a gestão da mudança. Para ajudar a garantir a consistência e eficiência, para não mencionar a segurança adequada, é importante que todos na empresa entendam as políticas e sistemas de gestão desses riscos.

“O maior desafio é criar uma cultura. Todo mundo tem ideias do que funciona melhor para eles, essas ideias podem ser numerosas e podem não estar em alinhamento umas com as outras. O desafio está em acomodar a maior parte possível dessas idéias em um sistema de trabalho que seja flexível o suficiente para encaixar a individualidade e ainda chegar ao objetivo final que é a redução de papel.” é o que sugere LeBlanc, da Kahn Litwin Renza.

A empresa Kahn Litwin Renza iniciou a sua jornada para redução de papel em 2003 e tem utilizado o programa Cabinet (antigo Gabinete NG) desde a primeira etapa do projeto há 11 anos. “O que mais tem nos ajudado é que as empresas de software, em geral, continuam a construir os seus produtos padrão com uma infinidade de recursos sem papel.  Outra grande ajuda é que a Adobe continua a melhorar o seu produto e isso permite que terceiros utilizem suplementos para melhorar funções e aprimorar as barras de ferramentas”, afirma LeBlanc.

No que diz respeito às políticas dentro da empresa, LeBlanc afirma que “Nós temos uma forte retenção e práticas seguras. Devemos ter este tipo de prática para controlar o volume e a segurança dos dados dos nossos clientes. Também avaliamos nossas necessidades atuais e futuras diante da entrada de um grande número de membros na equipe. Isso nos permite desenvolver sistemas que funcionem para todos e ainda assim continuem práticos e estáveis.”

Na Cyron & Co., o processo de redução de papel começou com o FileCabinet CS e, como explicado por Cyron: “Isto só cresceu aceleradamente” a partir daquele momento. Para garantir a consistência do processo e facilitar a localização de documentos, a empresa tem implementado procedimentos que dizem como os documentos devem ser classificados e armazenados dentro do programa FileCabinet CS.

Definir regras de como os documentos devem ser classificados, os locais de armazenamento  e, até mesmo, o formato desejado (por exemplo em PDF) que se deve salvá-los pode parecer óbvio, mas é uma etapa como esta que, caso não seja feita da maneira certa, pode tornar o processo frustrante e demorado.

“Nós temos um procedimento pra cada detalhe. Se alguém tem algum problema, ele pode ligar para o suporte e nós documentamos o que aconteceu” conta Cyron, cuja a empresa atende a 120 clientes empresariais e 350 clientes individuais. “Esta tudo escrito”.

Na empresa Wiss, eles utilizam checklists administrativos dentro do programa XCM, isto ajudar a garantir a eficiência. Este ano, eles adotaram o programa SurePrep, para digitalização e fluxo automático. Esta solução permite à empresa incorporar 1.040 documentos de trabalho em uma pasta eletrônica, assim os documentos ficam fáceis de localizar e estão todos no mesmo formato.

Em geral, Grant orienta que as empresas mantenham os processos e procedimentos os mais simples possíveis. Mais 10 passos em um processo e você irá perder-se, observa ela: “‘Tudo consiste em treinar e repetir. Você tem que convencer as pessoas a se jogarem na mudança. As pessoas não gostam de mudanças”.

Uma impressão desanimadora vai ajudar a mudar a direção e cortar custos dentro da empresa. Para fazer isso, Grant, por exemplo, monta uma análise de custo para ajudar a ilustrar o quanto a empresa poderia economizar se eles parassem de imprimir documentos, tais como os organizadores dos clientes, cartas de compromissos com o cliente, etc.

Determinar os direitos de acesso aos dados do cliente e implementar políticas adequadas de retenção de documentos também é importante. “O acesso aos dados do cliente é dependente da dimensão e estrutura da firma” é o que diz Smith da Thomson Reuter. Por exemplo, se é uma empresa tem empregados sazonais, ela pode querer limitar os direitos de acesso para estes empregados.

Barnes da CCH, aponta que muitas vezes as pequenas e médias empresas irão conceder o acesso aos dados a todos os seus empregados, mas que as grandes empresas podem conceder acesso baseado na área de atuação do empregado.

“É vantajoso para você restringir o acesso aos dados de clientes?”, questiona Olavarrieta. “Se a resposta for sim, você precisa encontrar uma solução que faça isso.”.

Quando estiver fazendo a migração para o uso reduzido e papel é importante que a empresa reconsidere a sua política de retenção. A boa notícia é que a conversão para um ambiente sem papel é um grande momento para traçar sua política, e as ferramentas de gerenciamento automatizado podem tornar mais fácil de gerir a retenção em comparação com uma sala física de documentação.

Para ajudar a gerenciar seus registros, a empresa Cyron & Co. criou uma unidade de arquivo dentro do programa FileCABINET CS. “Se um cliente nos deixa, nós lhe enviamos uma carta dizendo que ele tem 60 dias até que seu portal se feche e, em seguida, a pasta vai para a unidade de arquivo.” é o que alega Cyron.

Como parte da estratégia, é fundamental que a empresa estenda seu fluxo de redução de papel para seus clientes. Isto significa portais. Na empresa Win, Grant conta que eles tem portais de clientes, mas que estão pensando em impulsionar o uso destes portais e torná-los um padrão.

“Estamos entregando produto através FileCABINET CS também como links para os nossos portais”, observou Cyron. Segundo ele, a empresa tem também procedimentos para a seus clientes sobre como fazer login no seu portal.  Para facilitar o acesso esses procedimentos são armazenados dentro do FileCABINET CS. “Quanto mais nós educarmos os clientes, uma melhor experiência é o que eles terão”, afirma Cyron.

Barnes afirma que vê muitas empresas que utilizam uma “solução segura de troca” ou “portal” para receber documentos de clientes, mas muitos não aproveitam a tecnologia para fornecer dados, como, por exemplo, declarações de imposto de exercícios anteriores.

A realidade é que, como os serviços bancários online se tornaram muito comuns, muitos clientes já estão reduzindo o uso de papel e estariam abertos a usar um portal. E, uma vez que a empresa tiver implementado portais e os clientes estiverem confortáveis com o uso, a empresa pode usar os portais para divulgar notícias e, até mesmo, dar um passo adiante com serviços de valor agregado. Tais serviços podem incluir o pagamento online de taxas via cartão de crédito, serviços de contabilidade, serviços de folha de pagamento e emissão de cheques e faturas de autorização de pagamento.

Assim que a empresa tiver começado o processo de redução de papel, é importante ter as expectativas corretas. Segundo Asgeirsson da CPA.com, durante os primeiros anos as empresas estão ocupadas investindo na estratégia de negócios e de redefinições, o que pode ofuscar alguns dos ganhos de eficiência. Os ganhos reais só aparecerão 2 ou 3 anos depois de começado o processo.

“É uma curva de aprendizado!” acrescenta Cyron. “Mas os ganhos em eficiência superam o tempo que levará!”.

Agora, deixo algumas perguntas a você, contabilistas:

Como você vem encarando a economia de papel em seu escritório ou mesmo em seus estudos?

Como você pretende transformar os seus hábitos a partir da leitura desta matéria? 

Um abraço,

Guilherme Scottá

PS. Faça o seu PAPEL!